Vai Self Storage tiesības Izbraukuma Archive Storage izvēle?

Ja Jums pašlaik uzglabāšanas, vai domāt par uzglabātu jūsu kritisko dokumentu glabāšana sevi pārvalda veikals - Jūs varat, piemēram izlasīt šo ...

Aptuveni 25% no visiem pašvaldību Store lietotāji tirdzniecības uzņēmumiem. Šo uzņēmumu lielākā daļa izmantotu šķietami elastīgu, drošu un pieejamu uzglabāšanas telpas lielā mērā, kā veids, lai atbrīvotu biroju telpu savā darba vietā. Un kāda ir glabāšanas objektu izvēle attiecībā uz šiem uzņēmumiem? Viņu putekļainās vecās failiem, kuri ir piesārņot līdz biroji; skapji, plauktos, kastēs par to, kas šķiet mūžību. Šie faili ir sāpes, neērtības, kaut kas nepatīkams. Likumdošana diskus cik ilgi mēs glabājam datus un tas var pat no 7 gadiem līdz biedējoši 100 gadiem vai uz nenoteiktu laiku.

Nu tas ir taisnība - galvenais dzinējspēks, lai saglabātu darījumu dokumenti ir patiešām tiesāšanās maksāšanas; atbilstību reglamentējošām prasībām, kā arī tikai pamatotu biznesa praksi. Liels uzņēmumu skaits, arī šis izvēlēties pašiem pārvaldīt savu darījumu uzskaite ir darīt, lai uztver finanšu ietaupījumu, kā arī sajūtu kontroli un atbildību par šiem ierakstiem.

Bet ļauj ņemt skatīties, kā profesionāla dokumentācijas pārvaldības pakalpojumu var krietni svarīgāki par sevi pārvalda risinājumu tik daudzos līmeņos. Mēs sāksim, vērtējot dažus vienkāršus finanšu salīdzinājumus.

GLABĀŠANAS IZMAKSAS

Bez šaubām, kas pārvietojas ierakstus no in-house risinājumu pašpārvaldes pārvaldīta veikals ārpus sniegs vairākus ietaupīt uzņēmējdarbību. Lielākā daļa ievērojami pārceļot ieraksti ārpus uzņēmuma nav sasiet dārgas biroja telpas (dažkārt līdz £ 100 sqft) ar mirušiem vai lēni dokumentus. Pārvietot šos failus sevi pārvalda veikalu un jūs varat īstenot dažas masīvas, tūlītēju ietaupījumu. Tomēr ņem apskatīt, cik daudz kas pati pārvalda istabu faktiski ir ieraksti tajā. Cik daudz ir zila gaisa? Cik daudz ir ejas vietas? Cik daudz ir pārņemts ar Plaukti? Cik kastes failu jūs varat ievērojami glabāt šī istaba, ka jums jāmaksā? Neizskatās pēc izmaksas uz vienu kvadrātmetru kāju darbs atpakaļ uz maksu par kastītē.

Ar profesionālo izbraukuma dokumentācijas pārvaldības risinājumu jūs vienkārši maksāt par to, ko jūs glabājat - nekas vairāk un nekas mazāk. Ļauj veikt apskatīt, kādi papildu ietaupījumus var īstenot tad, kad jūsu biznesa izvēlas profesionālu risinājumu pār sevi pārvalda risinājumu. Taisīsim 100 sqft Self veikalu telpu starteri - tas var ievērojami turēties Plaukti aptuveni 250 standarta (1.1 cuft) arhīva kastes pildītas ar dokumentiem. Telpa, piemēram, tas varētu izmaksāt kaut kur rajonā £ 30-60 nedēļā atkarībā no istabas veids. Tā ļauj cena ir izveidots vidū. Pie £ 45,00 nedēļā tās kastes Tev izmaksās vidēji par £ 9,36 per lodziņā gadā. Un neaizmirstiet pievienot izmaksas Self Storage apdrošināšanu, kas bieži ir prasība papildus šo cenu. Atkarībā no apjomiem, ar profesionālu izbraukuma risinājumu, jo vairāk jūs bieži lētākas izmaksas uz lauciņa jāmaksā. Parasti 250 standarta arhīva kastes jūs varētu gaidīt, ka tiks kotētas kaut kur rajonā £ 0.20 - £ 0,50 per box mēnesī. Tātad vēlreiz, ņemot vidusceļu šeit (£ 0,35 per box mēnesī), kas vienāds ar izmaksām tikai £ 4,20 per box gadā uzglabāt. Pat augstākajam galam (£ 0,50) to tikai par darbu ir £ 6,00 per box gadā. Likumīgi tad jūs varētu īstenot turpmākas uzglabāšanas ietaupīt līdz 50% vai lielāka, salīdzinot ar pašu pārvaldītajiem risinājumu.

Iedomājieties, kādi ietaupījumi būtu lekt taisni no in-house risinājumu profesionālās ārpus izdevies risinājums.

Maksu par piekļuvi

Trying to vietu izmaksas par iekšējo darbību vienmēr būs grūti, bet tas noteikti ir vērts mēģināt identificēt izmaksas uzņēmumam. In self pārvalda Store - laist ieraksti uzglabāt un arī izguvei preces no noliktavas, kā un kad faili ir nepieciešami darbības tiks veiktas ar Jūsu personālam. Tās nav tikai laika un darba, ka darbinieki pavadīja apmeklējot pašu veikalu iekārta jums ir arī jāapsver iespēja izmaksas zaudē memember un personālam, kas nav uzņēmuma savus galvenos pienākumus. Par katru reizi, kad tie tiek aicināti ielādēt failu vai izveidoti daži papildu ierakstus uzglabāšanas jūs lietojat tos prom no "dienas darbs". Ir plaši pieņemts, ka patiesās izmaksas uzņēmumiem iesniedzot vienoto dokumentu tāpat kā 15 lapām, ja rīkojas iekšēji savu personālu. Tagad domāju par visām tām reizēm, kad jūsu bizness nevar atrast nevietā failu. Atcerieties, ka ir ļoti maz ticams, ka, ja jūs izmantojat sevi pārvalda arhīvu, ka jums ir kāda veida tehnoloģiskais risinājums, kas ļautu izsekot kādu ierakstu atrodas noliktavā. Parasti visvairāk varat cerēt būs roku sarakstā vai varbūt izklājlapā. Tas ievērojami palielina risku, ka uzskaite ir nevietā. Un stabila uzraudzības sistēma un revīzijas liecību trūkums nozīmē, ka jūs varētu uzņemties izmaksas par aptuveni GBP 90 par ierakstu - atkal veido darbaspēka un laika izmaksas. Pievienot papildus šā atkal iespēju izmaksas un uzglabāšanas failus pašpārvaldes pārvaldīta vidē var kļūt diezgan dārgi - ja paskatās patiesās izmaksas, kā to izdarīt.

Pārcelšanās uz profesionālu izbraukuma dokumentācijas pārvaldības pakalpojums ne tikai uz garantijām, cena, ko maksā par katru piekļuves veids, bet izmantojot profesionālo pakalpojumu jūsu biznesa un darījumu dokumentus iegūs spēji, tos izvietotas vidi, kurā tehnoloģijas ir nodarbināts pie katras izdevības. Stingras svītru uzskaites programmatūra ir priekšnoteikums, lai visi profesionālie dokumentācijas pārvaldības uzņēmumu un nodarbinātības šādas programmatūras ļauj visiem, bet muļķis pierādījums, kad runa iet par izsekošanu failus no-to-B. Ar automātisku revīzijas izsekojamība, bezvadu svītru uzskaites iekārtas; masveida inventāra iespējas Jūsu uzskaite ir ļoti labās rokās.